Bien gérer ses archives courantes

Publié le par Cyber@rchiviste

Un petit article de méthode archivistique de temps en temps ne fait pas de mal.

http://geneinfos.typepad.fr/.a/6a00d83534858069e20147e28184fc970b-500wi

Vous vous débattez avec vos dossiers courants et ne savez pas comment éviter l'implosion ? 

 

Une solution simple : le plan de classement.


Cela consiste à établir une arborescence de vos dossiers en fonction de vos missions et fonctions.


Par exemple, vous êtes secrétaire de mairie, vous gérez donc des missions dans des domaines très variés.

Urbanisme, environnement, population, police, état-civil, service technique etc.

 

En fonction de ces compétences, vous réalisez une arborescence de vos dossiers courants appelée "plan de classement", un peu à la manière des dossiers informatiques contenant des sous-dossiers et des fichiers.

 

Une fois ce plan de classement établi, vous attribuez un numéro à chaque rubrique et sous-rubrique.

 

Exemple (à adapter en fonction de vos missions).

1. Population

1.1 Etat-civil

1.2 Recensement etc.

 

2. Voirie et urbanisme

2.1 Entretien

2.2 Investissement

2.3 Mobilier urbain etc.

2.4 Cadastre

 

Pour les communes, il est utile de se référer au cadre de classement des archives communales, qui définit le mode de classement des archives historiques des communes. Toutes les archives des communes de France devraient être archivées en se référant à ce cadre de classement. Le cadre de classement a une valeur juridique, identique et applicable à toutes les archives communales françaises. En revanche, le plan de classement est une adaptation de chacun, qui n'a pas de valeur légale mais qui permet de faciliter le classement au quotidien de vos dossiers avant de les verser définitivement aux archives, où les archives seront classées grâce au cadre de classement des archives communales.

 

 

Pour la gestion physique de vos dossiers courants, vous pouvez utiliser des dossiers suspendus ou un grand meuble à casiers qui pemettent de matérialiser le plan de classement.

Sur ces dossiers suspendus ou sur ces casiers, vous notez la rubrique ou sous-rubrique de classement. Cette organisation vous permettra de ranger au quotidien vos dossiers pour les retrouver et faciliter ensuite la préparation de leur versement aux archives.

 

Pour une entreprise, vous pouvez procéder de la même manière.

Certes, il n'existe pas de cadre de classement comme pour des archives publiques, mais vous pouvez élaborer un plan de classement, en fonction des activités de l'entreprise (administration générale, comptabilité, production, commercialisation, immobilier, personnel, communication...).

Vous matérialisez ensuite ce plan de classement dans votre bureau, comme indiqué ci-dessus dans le cas d'archives communales. 


Ce plan de classement peut aussi être utilisé pour le classement des documents d'entreprise qui sont versés aux archives.

 

Il est aussi conseillé d'utiliser la même arborescence pour la gestion des dossiers papiers et des dossiers informatiques. Ainsi, vous arriverez mieux à faire le lien entre le papier et vos fichiers informatiques. Pour cela, vous créer autant de dossiers et de sous-dossiers qu'il y a de rubriques dans votre plan de classement pour les archives papier, et hop, le tour est joué !


 

Dans le cas des archives communales et d'entreprise, il peut aussi être utile de réaliser un tableau de gestion, aussi appelé calendrier de conservation, pour définir combien de temps tel type de document (comptable, administrative, technique, ...) doit être conservé définitivement ou éliminé. Le tableau de gestion peut aussi définir au bout de combien de temps un dossier n'est plus utile pour les affaires courantes, et devient des archives intermédiaires qui peuvent être versées aux archives, en attendant de définir leur sort final (conservation définitive ou élimination).
Exemple : factures courantes, éliminables au bout tant d'années, pouvant être versées aux archives, après telle durée... etc.


Ces durées doivent être définies par chacun en fonction de ses pratiques quotidiennes. Toutefois, dans les codes (du patrimoine, des impôts, des collectivités territoriales), il existe des préconisations en matière de durée de conservation des documents, ou des lois qui indiquent au bout de combien de temps, il est encore nécessaire de présenter un document pour être en mesure de régler une affaire (impôts, contrôle fiscal, assurance...).

 

Enfin, je vous conseille de lire le module de formation sur le site du PIAF (Portail international d'archivistique francophone). Module 4, Gestion des documents actifs, traitement des archives courantes.

Il concerne surtout les archives publiques mais peut aussi être adapté par chacun à la gestion d'archives courantes privées (d'entreprise, d'association, personnelles...).

 

Voilà, j'ai fini mon petit article-mémo sur la gestion de ses archives courantes. Il n'a pas de valeur légale bien sûr et ne prétend pas être LA solution mais il synthétise mes pratiques. Je procède ainsi professionnellement et ça fonctionne très bien !

 

Et n'oubliez pas qu'un dossier qui vient d'être créé dans votre bureau devient immédiatement une archive, puisque ce n'est pas l'âge qui compte mais bien qui a produit le dossier ! 

 

Bonne gestion de vos archives !

 




 


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